Crear y usar plantillas de documentos

¿Qué es una plantilla?

Una plantilla es un documento base que puedes reutilizar para envíos repetitivos. Por ejemplo: contratos de servicios, acuerdos de confidencialidad, formularios de vinculación, etc.

Las plantillas almacenan:

• El archivo base (PDF)
• La configuración de firmantes (número y orden de firma)
• Los campos de firma y diligenciamiento (ubicación y tipo)
• Los nombres descriptivos de cada firmante (opcional)

Nota importante: Las opciones de envío (como recordatorios, fecha de expiración, etc.) NO se configuran en la plantilla, sino al momento de crear el documento desde la plantilla.

Crear una plantilla

Ve a Plantillas → Nueva plantilla y sigue los pasos:

1. Sube el documento PDF base

Selecciona el archivo PDF que servirá como base para todos los documentos creados con esta plantilla.

2. Define los firmantes

Determina cuántos firmantes tendrá el documento y el orden en que firmarán.

Puedes asignar un nombre descriptivo a cada firmante (ej: "Cliente", "Representante Legal", "Testigo") para facilitar la identificación al crear el documento. Esto es opcional pero muy recomendado.

Aclaración: En las plantillas no se definen roles del sistema, simplemente se configuran los firmantes y su orden de firma.

3. Crea los campos

Dibuja o posiciona los campos en el documento:

• Campos de firma: Donde cada firmante debe colocar su firma digital
• Campos de diligenciamiento: Información que debe completarse al momento de firmar o al enviar el documento (texto, fecha, número, etc.)

Cada campo debe estar asignado al firmante correspondiente.

4. Guarda como borrador o activa la plantilla

Puedes guardar como borrador si aún no has terminado de configurarla o necesitas revisión. Los borradores no están disponibles para crear documentos.

Para usar la plantilla, debes activarla o publicarla. Solo las plantillas activas pueden utilizarse en la creación de documentos.

Usar una plantilla

Desde Documentos → Crear desde plantilla:

1. Selecciona la plantilla activa que deseas usar
2. Los nombres descriptivos de los firmantes te ayudarán a entender qué información debes ingresar
3. Ingresa los datos reales de cada firmante (nombre, email, documento de identidad)
4. Configura las opciones de envío para este documento específico (recordatorios, fecha de expiración, mensaje personalizado, etc.)
5. Envía el documento

Las plantillas no se modifican al usarlas — siempre parten del mismo archivo base y configuración.

Editar o desactivar plantillas

Puedes editar una plantilla activa en cualquier momento. Los cambios no afectan a documentos ya creados, solo a los nuevos.

Si deseas dejar de usar una plantilla, puedes desactivarla. Esto la oculta de la lista de plantillas disponibles pero no elimina documentos creados anteriormente.

Compartir plantillas con el equipo

Las plantillas creadas son visibles para todos los usuarios de tu organización que tengan permiso de ver plantillas. Los permisos se gestionan desde Configuración → Roles.