1. Definiciones
| Plataforma: | Software como Servicio (SaaS) Firmante, accesible vía web y APIs. |
| Proveedor / Firmante: | Empresa operadora de la Plataforma. |
| Usuario / Suscriptor: | Persona natural o jurídica que contrata y usa la Plataforma. |
| Cuenta: | Espacio privado asociado a credenciales de acceso del Usuario. |
| Tenant: | Organización o empresa que utiliza la Plataforma bajo una suscripción activa. |
| Documento Electrónico: | Archivo digital gestionado a través de la Plataforma para firma electrónica. |
| Firma Electrónica: | Datos electrónicos que identifican al firmante y garantizan la integridad del documento, conforme al Decreto 2364 de 2012. |
| SLA: | Acuerdo de Nivel de Servicio — compromiso de disponibilidad y calidad del servicio. |
| Dato Personal: | Cualquier información vinculada o que permita identificar a una persona natural, según la Ley 1581 de 2012. |
2. Objeto y naturaleza del servicio
Firmante es una plataforma SaaS para la gestión de firma electrónica que comprende:
- Carga y envío de documentos
- Flujos de firma configurables
- Autenticación OTP por correo, SMS y WhatsApp
- Trails de auditoría inmutables
- Almacenamiento seguro en la nube
- Gestión de contactos, roles y permisos
2.1. Principio de Neutralidad Tecnológica y Calidad de Tercero.
La Plataforma opera única y exclusivamente como un tercero proveedor tecnológico bajo la modalidad de Software como Servicio (SaaS). FIRMANTE no actúa como asesor legal, notaría, firma de abogados, ni como Entidad de Certificación Digital Abierta o Cerrada. Por consiguiente, FIRMANTE es completamente ajena a los negocios jurídicos, contratos, acuerdos o actos unilaterales que los Usuarios o Tenants carguen, gestionen o suscriban a través del aplicativo.
La Plataforma no ejerce control editorial, revisión jurídica, ni validación sobre el contenido, licitud, idoneidad, oportunidad o conveniencia de los Documentos Electrónicos. El perfeccionamiento, validez sustancial, cumplimiento y ejecución de las obligaciones contenidas en los documentos firmados competen de forma exclusiva a las partes suscriptoras.
2.2. Idoneidad del Mecanismo.
Las firmas generadas en el sistema tienen la validez legal en Colombia otorgada a la firma electrónica simple, conforme a la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012. No obstante, es responsabilidad exclusiva del Usuario verificar si la naturaleza jurídica de su documento exige solemnidades adicionales (v.gr., escritura pública, firmas ante Notario, o firmas digitales con entidad de certificación de la Ley 527 de 1999), evento en el cual la firma electrónica simple podría no ser suficiente.
3. Registro y condiciones de cuenta
- El Usuario debe proporcionar información veraz, completa y actualizada al registrarse.
- Es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso.
- Debe ser mayor de 18 años o actuar como representante legal de una persona jurídica.
- Los administradores Tenant son responsables de gestionar, supervisar y revocar los accesos de sus colaboradores.
- Cualquier actividad realizada bajo una cuenta es responsabilidad del titular de dicha cuenta.
4. Uso aceptable y conductas prohibidas
El Usuario se compromete a cumplir con la legislación colombiana vigente, incluyendo Ley 527/1999, Ley 1581/2012, Ley 1480/2011 y Ley 1273/2009.
Están expresamente prohibidas las siguientes conductas:
- Realizar actividades fraudulentas, ilegales o contrarias a la buena fe.
- Falsificar identidades, documentos o firmas electrónicas.
- Cargar contenido ilegal, difamatorio, obsceno o que infrinja derechos de terceros.
- Intentar acceder no autorizado a sistemas, cuentas o datos ajenos.
- Aplicar ingeniería inversa, descompilar o extraer código fuente del software.
- Ejecutar ataques DoS, inyección de código o cualquier exploit.
- Revender o sublicenciar la Plataforma sin autorización escrita de Firmante.
- Realizar extracción masiva de datos (scraping) sin consentimiento.
- Eludir, desactivar o interferir con mecanismos de seguridad o control de acceso.
5. Suscripciones, tarifas y facturación
- El acceso a funcionalidades completas requiere un plan de suscripción activo.
- Ciertos planes incluyen período de prueba gratuita de 7 días sin tarjeta de crédito.
- Facturación mensual o anual en pesos colombianos (COP). Precios no incluyen IVA salvo indicación expresa.
- Pagos procesados por pasarelas seguras. Firmante no almacena datos de tarjetas de crédito.
- Sin reembolsos por períodos parciales, salvo que Ley 1480 de 2011 lo exija expresamente.
- Firmante se reserva derecho de modificar tarifas con 30 días de previo aviso.
6. Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA)
| Disponibilidad mensual garantizada | 99.5% (excluyendo mantenimiento y fuerza mayor) |
| Mantenimiento programado | Notificado 48 horas antes por email y/o aviso en la Plataforma. |
| Soporte técnico | Disponible a través de canales oficiales en horario hábil. |
| Incidentes de seguridad | Notificados máximo 72 horas desde detección (Ley 1581/2012). |
7. Propiedad intelectual
- Firmante es titular exclusivo de todo el IP asociado a la Plataforma: código fuente, arquitectura, diseño visual, interfaces, marcas registradas, logotipos y documentación.
- El Usuario conserva la titularidad de su contenido y concede a Firmante una licencia no exclusiva, limitada y revocable para procesarlo exclusivamente con fines de prestación del servicio.
- El Usuario garantiza tener los derechos necesarios sobre el contenido que carga y la debida autorización de los datos personales de terceros que comparte a través de la Plataforma.
- Ninguna disposición de estos Términos transfiere al Usuario derechos de propiedad intelectual sobre la Plataforma.
8. Protección de datos personales
8.1. Roles Legales
De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, las partes fijan sus roles de la siguiente manera:
| FIRMANTE como Responsable: | Únicamente respecto de los datos personales de los Usuarios directamente registrados para la administración de la Cuenta (datos de perfil de clientes y facturación). |
| FIRMANTE como Encargado: | Frente a la totalidad de los datos personales, datos sensibles (biometría, geolocalización) e información confidencial contenida en los Documentos Electrónicos cargados por los Tenants o recolectada en el flujo de firmas de los destinatarios finales (como direcciones IP y números telefónicos para el OTP). FIRMANTE tratará dichos datos bajo las estrictas instrucciones del Tenant y para los fines exclusivos de ejecutar el servicio de firma electrónica. |
8.2. Obligación de Recaudar Autorizaciones y Garantía de Indemnidad
El Tenant y/o el Usuario que inicie un flujo de firma es el único Responsable del Tratamiento de los datos de los firmantes invitados. En consecuencia, el Tenant garantiza que, de manera previa a la inclusión de los datos en la Plataforma, ha obtenido el consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos, incluyendo la autorización expresa para la transmisión de estos a proveedores tecnológicos como FIRMANTE.
El Tenant mantendrá indemne a FIRMANTE frente a cualquier investigación administrativa, queja, reclamo, requerimiento o sanción pecuniaria impuesta por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) u otra autoridad competente, que se derive de la ausencia de autorización de Habeas Data, recolección ilícita de datos o vulneración de los derechos de los titulares (derechos ARCO) por parte del Tenant.
9. Confidencialidad y seguridad de la información
Firmante implementa medidas técnicas, administrativas y físicas para proteger la información:
- Cifrado TLS 1.3 en tránsito y AES-256 en reposo.
- Control de acceso basado en roles (RBAC) con mínimo privilegio.
- Logs de auditoría inmutables con sellado temporal.
- Monitoreo de seguridad 24/7 con detección de anomalías.
- Backups cifrados con replicación geográfica.
Ambas partes se comprometen a mantener confidencialidad de información designada y a no divulgarla a terceros sin autorización escrita.
10. Limitación de responsabilidad
- El servicio se presta "tal como está" ("as-is"), sin garantías adicionales a las expresamente establecidas en estos Términos.
- La responsabilidad máxima acumulada de Firmante frente al Usuario se limita al equivalente a 6 meses de pagos efectivamente realizados por el Usuario en los 12 meses previos al evento que origina la reclamación.
- Firmante no será responsable por lucro cesante, pérdida indirecta de datos, daños consecuenciales, punitivos ni por pérdida de reputación o negocio.
- El Usuario es el único responsable de la validez jurídica, exactitud y licitud del contenido de los documentos que gestiona a través de la Plataforma.
- Firmante no garantiza que la firma electrónica sea suficiente para todos los tipos de documentos. Es responsabilidad del Usuario consultar con su asesor legal.
10.1. Exclusiones específicas de responsabilidad técnica y jurídica
FIRMANTE no será responsable bajo ninguna circunstancia por:
| Suplantación de Identidad o Falsedad: | La veracidad de la identidad de los firmantes. Si un firmante permite que un tercero acceda a su correo electrónico, dispositivo celular o valide un código OTP enviado a sus canales oficiales, el uso del mecanismo de firma se presumirá de su exclusiva autoría de acuerdo con el artículo 5 del Decreto 2364 de 2012. FIRMANTE no responde por la custodia defectuosa que los Usuarios o sus destinatarios hagan de sus dispositivos o credenciales de acceso. |
| Eficacia Probatoria en Juicio: | La valoración que los jueces de la República o autoridades administrativas otorguen al Documento Electrónico o al Certificado de Evidencias (Audit Trail). FIRMANTE garantiza la entrega de las evidencias técnicas, pero la defensa de la validez del acuerdo corresponde a los contratantes. |
| Alteraciones Posteriores por Defectuosa Custodia: | Los daños derivados si el Usuario, una vez finalizado el flujo de firma y descargado el documento con su respectivo código HASH y estampado cronológico, permite la alteración manual o digital del archivo PDF fuera de los servidores de la Plataforma. |
| Inexactitud de Datos de Contacto: | El envío de documentos o códigos de autenticación a correos electrónicos o números telefónicos erróneos introducidos de forma equivocada por el Tenant. |
11. Suspensión y terminación
- Por el Usuario: Puede cancelar suscripción en cualquier momento desde la configuración de su cuenta, sin penalización.
- Por Firmante: Podrá suspender cuenta por: incumplimiento grave, falta de pago >10 días, actividad fraudulenta o riesgo de seguridad. Se notificará con 10 días de antelación (salvo urgencia).
- Exportación de datos: El Usuario tiene 30 días post-terminación para exportar datos. Después, serán eliminados conforme a Política de Privacidad.
- Supervivencia: Cláusulas sobre IP, limitación de responsabilidad y ley aplicable subsisten post-terminación.
12. Modificaciones y ley aplicable
- Cambios sustanciales comunicados 30 días antes por email o aviso en Plataforma. Uso continuado constituye aceptación.
- Estos Términos se rigen por ley de la República de Colombia.
- Controversias resueltas primero por mediación. Si no hay acuerdo, ante CAC de Cámara de Comercio Bogotá o tribunales ordinarios Bogotá D.C.
13. Requisitos Legales de la Firma Electrónica Simple
Garantías de Autenticidad, Integridad y Confiabilidad (Decreto 2364 de 2012). En cumplimiento del artículo 7 de la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012, FIRMANTE declara y garantiza que la Plataforma cuenta con una arquitectura tecnológica orientada a cumplir con los requisitos esenciales de la firma electrónica simple, a saber:
| a) Autenticidad (Vínculo de Identidad) | El sistema asocia de forma unívoca al firmante con el documento a través de factores de autenticación concurrentes, tales como la verificación por claves dinámicas de un solo uso (OTP) remitidas a los canales informados por el creador del flujo, y la captura automatizada de metadatos de trazabilidad (dirección IP de origen, agente de usuario y geolocalización). |
| b) Integridad (Veracidad y No Alteración) | Al completarse el proceso de firmas, la Plataforma sella criptográficamente el Documento Electrónico generando un valor HASH único. Cualquier intento de modificación posterior del archivo romperá el algoritmo criptográfico, haciendo detectable la alteración y restando validez técnica al documento. Asimismo, se aplica un mecanismo de estampado cronológico (Timestamping) sincronizado para dotar de fecha y hora cierta al hito de firma. |
| c) Confiabilidad y Disponibilidad (Audit Trail) | El sistema genera de manera automatizada para cada circuito un Certificado de Evidencias u Audit Trail de carácter inmutable. Este documento constituye el soporte técnico de no repudio de la transacción. Es responsabilidad exclusiva del Tenant descargar, archivar e indexar dicho Certificado de Evidencias junto con el PDF firmado para su conservación legal posterior en los términos del artículo 12 de la Ley 527 de 1999. |
14. Disposiciones generales
- Integralidad: Estos Términos + Política Privacidad = acuerdo completo entre partes.
- Divisibilidad: Si cláusula es nula, demás cláusulas permanecen vigentes.
- No renuncia: Falta de ejercicio de derecho no implica renuncia futura.
- Cesión: Usuario no puede ceder derechos/obligaciones sin consentimiento escrito.
- Comunicaciones: Notificaciones formales a soporte@firmante.co.
- Fuerza mayor: Ninguna parte responsable por incumplimiento por eventos fuera de control.
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