Términos y Condiciones de Uso

§1. Definiciones

• Plataforma: Software como Servicio (SaaS) Firmante, accesible vía web y APIs.
• Proveedor / Firmante: Empresa operadora de la Plataforma.
• Usuario / Suscriptor: Persona natural o jurídica que contrata y usa la Plataforma.
• Cuenta: Espacio privado asociado a credenciales de acceso del Usuario.
• Tenant: Organización o empresa que utiliza la Plataforma bajo una suscripción activa.
• Documento Electrónico: Archivo digital gestionado a través de la Plataforma para firma electrónica.
• Firma Electrónica: Datos electrónicos que identifican al firmante y garantizan la integridad del documento, conforme al Decreto 2364 de 2012.
• SLA: Acuerdo de Nivel de Servicio — compromiso de disponibilidad y calidad del servicio.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que permita identificar a una persona natural, según la Ley 1581 de 2012.

§2. Objeto y naturaleza del servicio

Firmante es una plataforma SaaS para la gestión de firma electrónica que comprende: carga y envío de documentos, flujos de firma configurables, autenticación OTP por correo, trails de auditoría inmutables, almacenamiento seguro en la nube y gestión de contactos, roles y permisos.

La Plataforma no actúa como asesor legal, notaría ni entidad de certificación digital. Las firmas tienen validez legal en Colombia conforme a la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012.

§3. Registro y condiciones de cuenta

• El Usuario debe proporcionar información veraz, completa y actualizada al registrarse.
• Es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso.
• Debe ser mayor de 18 años o actuar como representante legal de una persona jurídica.
• Los administradores Tenant son responsables de gestionar, supervisar y revocar los accesos de sus colaboradores.
• Cualquier actividad realizada bajo una cuenta es responsabilidad del titular de dicha cuenta.

§4. Uso aceptable y conductas prohibidas

El Usuario se compromete a cumplir con la legislación colombiana vigente, incluyendo la Ley 527/1999, Ley 1581/2012, Ley 1480/2011 y Ley 1273/2009. Están expresamente prohibidas las siguientes conductas:

• Realizar actividades fraudulentas, ilegales o contrarias a la buena fe.
• Falsificar identidades, documentos o firmas electrónicas.
• Cargar contenido ilegal, difamatorio, obsceno o que infrinja derechos de terceros.
• Intentar acceder de forma no autorizada a sistemas, cuentas o datos ajenos.
• Aplicar ingeniería inversa, descompilar o intentar extraer el código fuente del software.
• Ejecutar ataques de denegación de servicio (DoS), inyección de código o cualquier exploit.
• Revender o sublicenciar la Plataforma sin autorización escrita de Firmante.
• Realizar extracción masiva automatizada de datos (scraping) sin consentimiento.
• Eludir, desactivar o interferir con mecanismos de seguridad o control de acceso.

El incumplimiento de este artículo puede derivar en la suspensión inmediata de la cuenta y en acciones legales según corresponda.

§5. Suscripciones, tarifas y facturación

• El acceso a funcionalidades completas requiere un plan de suscripción activo.
• Ciertos planes incluyen un período de prueba gratuita de 7 días sin necesidad de tarjeta de crédito.
• La facturación puede ser mensual o anual en pesos colombianos (COP). Los precios no incluyen IVA salvo indicación expresa.
• Los pagos se procesan a través de pasarelas de pago seguras. Firmante no almacena datos de tarjetas de crédito.
• Política de reembolsos: No se realizan reembolsos por períodos parciales, salvo que la normatividad colombiana lo exija expresamente (Ley 1480 de 2011).
• Firmante se reserva el derecho de modificar tarifas con previo aviso de 30 días.

§6. Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA)

• Disponibilidad: Firmante garantiza una disponibilidad mensual del 99.5%, excluyendo mantenimientos programados y eventos de fuerza mayor.
• Mantenimiento programado: Se notificará con al menos 48 horas de antelación por correo electrónico y/o aviso en la Plataforma.
• El soporte técnico está disponible a través de los canales oficiales de la Plataforma en horario hábil.
• Los incidentes de seguridad serán notificados en un máximo de 72 horas desde su detección, conforme a la Ley 1581 de 2012.

§7. Propiedad intelectual

• Firmante es titular exclusivo de todo el IP asociado a la Plataforma: código fuente, arquitectura, diseño visual, interfaces, marcas registradas, logotipos y documentación.
• El Usuario conserva la titularidad de su contenido y concede a Firmante una licencia no exclusiva, limitada y revocable para procesarlo exclusivamente con fines de prestación del servicio.
• El Usuario garantiza tener los derechos necesarios sobre el contenido que carga y la debida autorización de los datos personales de terceros que comparte a través de la Plataforma.
• Ninguna disposición de estos Términos transfiere al Usuario derechos de propiedad intelectual sobre la Plataforma.

§8. Protección de datos personales

El tratamiento de datos personales se rige por la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos de Firmante, que forma parte integrante de estos Términos.

• Responsable del tratamiento: Firmante actúa como Responsable para los datos de usuarios registrados en la Plataforma.
• Encargado del tratamiento: Firmante actúa como Encargado para los datos personales de terceros contenidos en los documentos gestionados por los Tenants.
• Los Suscriptores son responsables de obtener y mantener las autorizaciones de los titulares de datos que gestionan a través de la Plataforma, conforme a la Ley 1581 de 2012.

§9. Confidencialidad y seguridad de la información

Firmante implementa medidas técnicas, administrativas y físicas adecuadas para proteger la información, que incluyen:

• Cifrado TLS 1.3 para datos en tránsito y AES-256 para datos en reposo.
• Control de acceso basado en roles (RBAC) con principio de mínimo privilegio.
• Logs de auditoría inmutables con sellado temporal.
• Monitoreo de seguridad 24/7 con detección de anomalías.
• Backups cifrados con replicación geográfica.

Ambas partes se comprometen a mantener la confidencialidad de toda información designada como tal, y a no divulgarla a terceros sin autorización previa y escrita.

§10. Limitación de responsabilidad

• El servicio se presta "tal como está"("as-is"), sin garantías adicionales a las expresamente establecidas en estos Términos.
• La responsabilidad máxima acumulada de Firmante frente al Usuario se limita al equivalente a 6 meses de pagos efectivamente realizados por el Usuario en los 12 meses previos al evento que origina la reclamación.
• Firmante no será responsable por lucro cesante, pérdida indirecta de datos, daños consecuenciales, punitivos ni por pérdida de reputación o negocio.
• El Usuario es el único responsable de la validez jurídica, exactitud y licitud del contenido de los documentos que gestiona a través de la Plataforma.
• Firmante no garantiza que la firma electrónica sea suficiente para todos los tipos de documentos. Es responsabilidad del Usuario consultar con su asesor legal.

§11. Suspensión y terminación

• Por el Usuario: Puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde la configuración de su cuenta, sin penalización.
• Por Firmante: Podrá suspender o terminar una cuenta por: incumplimiento grave de estos Términos, falta de pago por más de 10 días hábiles, actividad fraudulenta o riesgo de seguridad inminente. Salvo urgencia, se notificará con 10 días de antelación.
• Exportación de datos: Tras la terminación, el Usuario dispondrá de un período de 30 días para exportar sus datos. Transcurrido dicho plazo, los datos serán eliminados conforme a la Política de Privacidad.
• Las cláusulas sobre propiedad intelectual, limitación de responsabilidad y ley aplicable sobrevivirán a la terminación de estos Términos.

§12. Modificaciones y ley aplicable

• Firmante podrá modificar estos Términos en cualquier momento. Los cambios sustanciales se comunicarán con al menos 30 días de antelación mediante correo electrónico o aviso en la Plataforma.
• El uso continuado de la Plataforma tras la entrada en vigor de los cambios constituye la aceptación de los nuevos Términos.
• Estos Términos se rigen por la ley de la República de Colombia. Cualquier controversia se resolverá primero mediante mediación y, de no llegar a acuerdo, ante el Centro de Arbitraje y Conciliación (CAC) de la Cámara de Comercio de Bogotá, o los tribunales ordinarios de Bogotá D.C.

§13. Disposiciones generales

• Integralidad: Estos Términos, junto con la Política de Privacidad y demás políticas publicadas en la Plataforma, constituyen el acuerdo completo entre las partes y reemplazan cualquier acuerdo previo sobre el mismo objeto.
• Divisibilidad: Si alguna cláusula es declarada nula o inaplicable, las demás cláusulas continuarán vigentes en su totalidad.
• No renuncia: La falta de ejercicio de un derecho por parte de Firmante no implica la renuncia al mismo para ocasiones futuras.
• Cesión: El Usuario no puede ceder, transferir ni sublicenciar sus derechos u obligaciones bajo estos Términos sin consentimiento previo y escrito de Firmante. Firmante puede ceder estos Términos en el contexto de una fusión, adquisición o venta de activos, notificando al Usuario.
• Comunicaciones: Las notificaciones formales deben dirigirse a soporte@firmante.co. Firmante enviará notificaciones al correo registrado en la cuenta del Usuario.
• Fuerza mayor: Ninguna parte será responsable por el incumplimiento de sus obligaciones cuando este se deba a eventos fuera de su control razonable, incluyendo desastres naturales, fallas de infraestructura de terceros, actos de gobierno o pandemias.