Política de Privacidad y Tratamiento de Datos

Firmante(en adelante, "nosotros" o "el Responsable") opera con domicilio en Colombia y puede ser contactado en: soporte@firmante.co · WhatsApp: +57 318 166 2820 · firmante.co

1. Principios de protección de datos

Tratamos los datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, bajo los principios de: Legalidad, Finalidad, Libertad, Veracidad y Calidad, Transparencia, Acceso y Circulación Restringida, Seguridad y Confidencialidad.

2. Datos que recopilamos

• Proporcionados por el usuario: nombre, email, teléfono, información de organización, credenciales de acceso, documentos cargados y datos de firmantes.
• Recopilados automáticamente: dirección IP, información de dispositivo, logs de actividad, tokens de sesión y métricas anonimizadas.
• De terceros: datos de firmantes y contactos añadidos por los Tenants a la plataforma.

3. Finalidades del tratamiento

• Creación y gestión de cuentas y accesos.
• Autenticación y verificación de identidad (OTP).
• Prestación del servicio de firma electrónica.
• Notificaciones operativas y de estado de documentos.
• Generación de trails de auditoría e informes de cumplimiento.
• Facturación y gestión de pagos.
• Soporte técnico y atención de PQRS.
• Cumplimiento de obligaciones legales.
• Mejora de la plataforma (datos anonimizados).
• Prevención de fraude y gestión de seguridad.
• Comunicaciones de marketing (solo con consentimiento previo).

4. Destinatarios de los datos

• Proveedores de servicios tecnológicos (cloud, email, SMS, pasarelas de pago).
• Participantes en el proceso de firma (firmantes designados).
• Autoridades competentes (solo ante orden judicial o administrativa).
• Transferencias internacionales con salvaguardas adecuadas.

5. Plazos de conservación

6. Derechos de los titulares (ARCO+)

Como titular de datos personales tienes derecho a:

• Acceso (A): Conocer qué datos tenemos sobre ti.
• Rectificación (R): Corregir datos inexactos o incompletos.
• Cancelación / Supresión (C): Solicitar la eliminación de tus datos.
• Oposición (O): Oponerte al tratamiento por motivos legítimos.
• Portabilidad: Recibir tus datos en formato estructurado y legible.
• Limitación del tratamiento: Solicitar la suspensión del tratamiento.
• Revocación del consentimiento: Retirar el consentimiento en cualquier momento.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

7. Cómo ejercer tus derechos

Envía tu solicitud a soporte@firmante.co incluyendo:

• Nombre completo y documento de identidad.
• Email registrado en la plataforma.
• Descripción clara de tu solicitud.
• Documentos de soporte (si aplica).

Tiempos de respuesta:

• Consultas (acceso): 10 días hábiles (prorrogables 5 días).
• Reclamos (rectificación, supresión, oposición): 15 días hábiles (prorrogables 8 días).
• Solicitudes incompletas: 5 días para subsanar.

8. Medidas de seguridad

• Cifrado TLS 1.3 en tránsito y AES-256 en reposo.
• Hash de contraseñas con Bcrypt.
• Control de acceso basado en roles (RBAC) con mínimo privilegio.
• Logs de auditoría inmutables.
• Autenticación de dos factores (2FA) para administradores.
• Monitoreo de seguridad 24/7.
• Backups cifrados y geo-redundantes.
• Evaluaciones periódicas de vulnerabilidades.
• Plan de respuesta a incidentes.

9. Datos de menores

No recopilamos intencionalmente datos de menores de 14 años. Si detectamos dichos datos, los eliminaremos de inmediato. Los padres/tutores pueden contactarnos en soporte@firmante.co.

10. Autoridad de control

Si no quedas satisfecho con nuestra respuesta, puedes acudir a la:

• Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)
• Portal: https://www.sic.gov.co
• Dirección: Carrera 13 No. 27-00, Bogotá D.C.
• Línea gratuita: 01 8000 910165

11. Actualizaciones de esta política

Notificaremos cambios significativos con al menos 30 días de antelación a través de la plataforma o por email.